بسیاری از خدمات ارائه ‌شده در سامانه‌های پیشخوان؛ نظیر صدور گواهی، تلبس، ثبت‌نام‌ها و سایر درخواست‌های الکترونیکی، دارای مرحله‌ای تحت عنوان «فرایند» یا «گردش کار» هستند. گردش کار در واقع بخشی از ساختار اجرایی هر سامانه است که طی آن درخواست ثبت ‌شده توسط کاربر، جهت بررسی، تأیید یا رد، در اختیار کارشناس مربوطه قرار می‌گیرد. این مرحله نقش کنترلی و نظارتی داشته و تضمین‌کننده صحت و انطباق درخواست‌ها با ضوابط و مقررات است.

به عنوان نمونه، در سامانه صدور گواهی، برخی گواهی‌ها پیش از صدور نهایی نیازمند بررسی و تأیید کارشناس مربوطه هستند. همچنین در بسیاری از فرایندهای ثبت‌نام، مرحله‌ای تعریف شده است که تکمیل آن منوط به تأیید کارشناس سامانه می‌باشد و بدون طی این مرحله، ثبت‌نام نهایی نخواهد شد. تمامی این بررسی‌ها، ارجاعات و تصمیم‌گیری‌ها در بستر «سامانه گردش کار» انجام می‌پذیرد.

هر سامانه‌ای که نیازمند فرآیند بررسی و تأیید باشد، باید دارای کارتابل اختصاصی در سامانه گردش کار باشد. با توجه به گستردگی درخواست‌ها در سطح مدارس، واحدها و استان‌های مختلف، امکان تعریف چندین کارتابل برای یک سامانه وجود دارد؛ به گونه‌ای که هر استان، مدرسه یا مجموعه، کارتابل مجزای خود را در اختیار داشته باشد. این ساختار باعث توزیع مناسب وظایف، تسریع در رسیدگی و جلوگیری از تمرکز و تراکم درخواست‌ها می‌شود.

در سامانه گردش کار، درخواست‌ها در قالب یک فهرست منظم در کارتابل کارشناسان نمایش داده می‌شود و اطلاعاتی نظیر مشخصات متقاضی، نوع درخواست، تاریخ ثبت و وضعیت فعلی آن قابل مشاهده است. کارشناس مربوطه می‌تواند پس از بررسی مستندات و اطلاعات، نسبت به تأیید، رد یا ارجاع درخواست اقدام نماید. تمامی اقدامات انجام ‌شده نیز در سامانه ثبت و قابل رهگیری خواهد بود که این امر موجب شفافیت و مستندسازی کامل فرآیندها می‌شود.

فرایندهایی که نیازمند گردش کار هستند، در سامانه تحت عنوان «روال» تعریف می‌شوند. هر سامانه می‌تواند دارای چندین روال مستقل باشد؛ برای مثال، در سامانه صدور گواهی، برای انواع مختلف گواهی‌ها، روال‌های جداگانه‌ای تعریف شده است. این روال‌ها بر اساس نیاز اعلام‌ شده توسط کارشناس ارشد سامانه و پس از طراحی و پیکربندی توسط مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی، ایجاد و در اختیار مجموعه مربوطه قرار می‌گیرد. بدین ترتیب، امکان انطباق ساختار گردش کار با نیازهای هر سامانه به صورت منعطف و هدفمند فراهم می‌شود. از امکانات این سامانه می­توان به موارد زیر اشاره نمود:

• تسهیل در فرایند بررسی درخواست
• صرفه‌جویی در وقت و هزینه، هم برای طلاب و هم برای سازمان
• امکان اخذ گزارش­های متنوع مورد نیاز سازمان
• امکان واسپاری فرایند بررسی درخواست­ها به استان­ها و اعطاء دسترسی به آنها
• امکان ایجاد کارتابل­های مختلف جهت بررسی درخواست­ها
• امکان ارسال پیامک به طلبه برای اطلاع­رسانی نتیجه بررسی
• امکان فیلتر کردن درخواست­ها