در گذشته، طلاب محترم برای دریافت انواع گواهی‌های مورد نیاز خود، ملزم به مراجعه حضوری به مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه بودند و پس از طی مراحل متعدد تأیید، گواهی صادر می‌شد. این فرآیند علاوه بر وقت‌گیر بودن، برای طلاب ساکن در شهرستان‌ها و استان‌های دوردست، مشکلات فراوانی ایجاد می‌کرد و موجب صرف زمان و هزینه زیادی می‌شد.

پیش‌تر، گواهی‌های معتبر طلاب به صورت حضوری و از طریق مدارس و مراکز آموزشی سراسر کشور در اختیار آنان قرار می‌گرفت. با گسترش انواع مدارک مورد نیاز و برای کاهش مراجعات حضوری و صرفه‌جویی در زمان و هزینه، مرکز مدیریت حوزه­های علمیه سامانه صدور گواهی را طراحی و در اختیار مراکز مربوطه قرار داده است. اکنون طلاب معزز می‌توانند در همان روز گواهی مورد نیاز خود را دریافت کنند و فرآیند صدور گواهی به شکل سریع، شفاف و مطمئن انجام می‌شود.

امروزه، با بهره‌گیری از سامانه صدور گواهی، این فرآیند به شکل کاملاً الکترونیکی و سیستمی انجام می‌شود. این سامانه امکان طراحی و صدور انواع گواهی‌ها را پس از توافق با ادارات و نهادهای دولتی سراسر کشور، یا در سطح استان با امضای مدیر همان استان، فراهم می‌کند. به این ترتیب، طلاب می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری، گواهی مورد نظر خود را دریافت کرده و فرآیند صدور آن به صورت سریع، شفاف و مطمئن انجام می‌شود.

این سامانه دارای دو بخش اصلی است: طراحی گواهی و استعلام گواهی‌های صادر شده. نهادها و سازمان‌هایی که مخاطب گواهی‌ها هستند، می‌توانند از طریق کد یکتای درج شده در پایین هر گواهی، با ورود به صفحه استعلام سامانه «cert.ismc.ir»، اعتبار گواهی صادر شده را بررسی و تأیید کنند. این قابلیت موجب افزایش امنیت، صحت و اعتماد به مدارک صادر شده می‌شود.

فرآیند درخواست گواهی در سامانه بسیار ساده و کاربرپسند است. ابتدا نوع گواهی انتخاب می‌شود و سامانه، بر اساس گروه کاربری، فهرستی از گواهی‌های مجاز را به کاربر نمایش می‌دهد. در صورتی که گواهی نیاز به مشخص کردن سازمان مقصد داشته باشد، کاربر می‌تواند آن را از فهرست موجود انتخاب کند. قبل از ثبت درخواست، سامانه پیش‌نمایشی از گواهی را در اختیار کاربر قرار می‌دهد تا صحت اطلاعات و ظاهر گواهی بررسی شود.

بخش قابل توجهی از گواهی‌ها به صورت خودکار و فوری پس از ثبت درخواست تأیید و در اختیار کاربر قرار می‌گیرد، اما برخی دیگر نیازمند بررسی کارشناسان است. در صورت تأیید کارشناسی، گواهی اعتبار یافته و قابل استفاده خواهد بود. این مکانیزم، هم امنیت و صحت صدور مدارک را تضمین می‌کند و هم فرآیند دریافت گواهی را برای طلاب سریع و کم‌دردسر می‌سازد.

امکانات این سامانه بیشتر متوجه بخش مدیریتی آن می‌باشد. اولین مورد آن تنظیمات سربرگ­هاست. در این بخش می‌توان نام سربرگ، ارگان مالک آن، سایز سربرگ و حالت عمودی و افقی بودن آن را مشخص کرد. در ادامه با ثبت کردن سربرگ، استفاده از آن امکان‌پذیر می‌شود.

ثبت یک گواهی در این سامانه چهار مرحله دارد:

• در گام اول عنوان گواهی و ارگان مالک آن ثبت می‌شود. کارشناسانی که در مراکز استانی از این سامانه استفاده می‌کنند، نسبت به ارگان مالک به گواهی‌ها دسترسی دارند. در ادامه می‌توان مشخص کرد که چه کاربرانی این گواهی را مشاهده کنند. انتخاب موضوع گواهی از دیگر امکانات این بخش از سامانه است که به دسته‌بندی سازمان‌های مخاطب کمک می‌کند. تعداد مجاز استعلام گواهی، عمر استعلام گواهی به روز، محدودیت تعداد درخواست این گواهی در ماه و محدودیت تعداد درخواست این گواهی در سال از دیگر تنظیمات گام اول است.
• گام دوم به شرایط اختصاص دارد. در این بخش می‌توان با توجه به شروطی که تعریف می‌شود، مشخص کرد چه کاربرانی گواهی را مشاهده نمایند.
• گام سوم مربوط به طراحی قالب گواهی است. در این بخش می‌توان امکانات متعددی به گواهی اضافه کرد. اضافه کردن تاریخ، امضا، پیوست و کد گواهی، از امکانات این بخش می‌باشد. تنظیمات بعدی مربوط به متن می‌باشد. اضافه کردن متن در این قسمت به دو شکل کوتاه و بلند ممکن است. در متن کوتاه، محتوا در گواهی ثابت است، اما در متن بلند، می‌توان از اطلاعات شخصی کاربران؛ مانند نام، نام خانوادگی، کد ملی و سایر موارد در گواهی استفاده کرد. اضافه کردن تصویر و بارکد و تنظیمات مربوط به قَطع و حالت افقی یا عمودی بودن برگه، از دیگر تنظیمات مربوط به قالب گواهی است.
• در گام چهارم، فعال کردن گردش کار و انتخاب نوع آن برای گواهی طراحی شده است. در ادامه نیز با تأیید نهایی، گواهی ثبت شده و در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.

برخی از ویژگی­های این سامانه عبارت است از:

• امکان طراحی گواهی‌های زمان‌دار
• طراحی گواهی با امضای مدیران استانی
• امکان طراحی گواهی‌های خاص مربوط به هر استان در قالب‌های خاص
• امکان استعلام و ارتقاء سطح امنیت گواهی­ های صادر شده از طرف مرکز مدیریت
• تسهیل در فرایند ثبت درخواست و دریافت گواهی‌های مورد نیاز طلاب
• صرفه‌جویی در وقت و هزینه، هم برای طلاب و هم برای سازمان
• امکان مشاهده آخرین پایه و سطح قبولی و همچنین آدرس و شماره موبایل

از گواهی­های تعریف شده در این سامانه می­توان به موارد زیر اشاره نمود که بنا بر نیازهای مراکز و معاونت­های مختلف و همچنین طلاب، قابلیت توسعه و ارتقاء نیز دارد:

• گواهی تأییدیه معافیت تحصیلی
• گواهی اشتغال به تحصیل
• معرفی­نامه به صندوق دفتر تبلیغات اسلامی قم
• معرفی­نامه به تیپ ۸۳ امام جعفر صادق (علیه‌السلام)
• طلاب مدارس علمیه قم – معرفی‌نامه به صندوق دفتر تبلیغات اسلامی
• نامه استعلام مبلغ شهریه (معرفی به بانک و…)
• معرفی­نامه افتتاح حساب (بانک تجارت فیضیه)
• گواهی روش تحقیق و پایان‌نامه‌نویسی
• گواهی معافیت از دریافت «مجوز تلبس»
• گواهی فعال­سازی اعزام امریه
• گواهی سوابق تحصیلی طلاب فعال
• گواهی سوابق جهادگران حوزوی
• معرفی­نامه نخبگان (فعالین)
• گواهی سابقه استعداد برتری
• گواهی پایان مأموریت
• و…