سامانه «ارگان» یکی از سامانه‌های اساسی و محوری مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی است که نقش زیربنایی در تمامی خدمات ارائه ‌شده توسط سامانه‌های پیشخوان ایفا می‌کند. کاربران این سامانه‌ها تا زمانی که ارگان مورد نظر خود را انتخاب نکنند، نمی‌توانند مخاطبان، اطلاعات مرتبط یا گزارش‌های مختلف را مشاهده و دریافت کنند؛ بنابراین انتخاب ارگان به‌عنوان مرحله‌ای حیاتی و تعیین‌کننده محدوده خدمات، در تمامی سامانه‌ها الزامی است.

سامانه ارگان با طراحی دقیق و موتور پردازشی قوی، امکان مدیریت ساختار ارگان‌ها را به ‌صورت سلسله‌ مراتبی (درختواره‌ای) فراهم می‌کند. هر ارگان می‌تواند والد یا فرزند باشد و دارای زیرمجموعه‌هایی باشد که قابلیت مدیریت و گزارش‌گیری مستقل دارند. به ‌عنوان مثال، مدرسه معصومیه قم دارای یک ارگان اصلی است و مدیریت مدرسه، معاونت آموزش و معاونت پژوهش آن مدرسه نیز هر کدام یک ارگان جداگانه و زیرمجموعه ارگان اصلی محسوب می‌شوند. این ساختار سلسله‌ مراتبی، امکان تفکیک دسترسی‌ها و ارائه خدمات اختصاصی به گروه‌ها، واحدها و سمت‌های مختلف را به ‌صورت دقیق فراهم می‌آورد.

با استفاده از سامانه ارگان، تمامی واحدها و سمت‌های حوزوی می‌توانند محدوده خدمات، دسترسی‌ها و گزارش‌های خود را به‌ صورت شفاف مدیریت کنند. این سامانه با ایجاد چارچوب یکپارچه، هم‌افزایی میان سامانه‌ها و واحدها را فراهم ساخته و پایه‌ای برای گزارش‌گیری دقیق، کنترل و هماهنگی در فرآیندهای مدیریتی و آموزشی حوزه‌های علمیه محسوب می‌شود. به بیان دیگر، سامانه ارگان قلب تپنده مدیریت دسترسی و اطلاعات سازمانی است و نقش حیاتی در انسجام و کارایی سامانه‌های مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی ایفا می‌کند.

هر کدام از ارگان‌هایی که در سامانه ساخته می‌شوند، دارای اطلاعاتی از قبیل مشخصات ارگان، مجموعه بالاسری، زیرمجموعه و… است. در سمت راست صفحه مدیریت ارگان، بخش‌هایی قرار دارد که در ادامه به آن اشاره می­شود:

• اطلاعات ارگان: در این بخش فیلدهایی مانند عنوان ارگان،نوع ارگان، جایگاه ارگان، زیرمجموعه ارگان و… قرار دارد.
• اطلاعات مالی: در این قسمت عناوینی مثل شماره‌ حساب، شماره کارت، نوع حساب و اسم بانک قرار دارد.
• اطلاعات ساختمان: ثبت اطلاعات ساختمان ارگان به همراه جزئیات آن در این بخش امکان‌پذیر است.
• اطلاعات پرسنل: در این قسمت اطلاعات پرسنل؛ نظیر مدیر، معاونان آموزش، پژوهش، تهذیب و… ثبت می­شود.

از دیگر امکانات این سامانه می­توان به موارد زیر اشاره نمود:

• دسترسی به اطلاعات آموزشی هر واحد آموزشی
• دسترسی به اطلاعات مالی هر واحد آموزشی
• دسترسی به اطلاعات پرسنل و ساختمان­های ارگان
• تعیین نوع واحد آموزشی
• مشخص نمودن آدرس و لوکیشن ساختمان
• ایجاد اشتغالات برای پرسنل