تمامی کاربران ستادی، استانی و واحدهای تابعه که از سامانه‌های مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه استفاده می‌کنند، برای انجام مأموریت‌های محوله نیازمند دسترسی‌های مشخص، کنترل ‌شده و متناسب با جایگاه سازمانی خود هستند. مدیریت این دسترسی‌ها به منظور حفظ امنیت اطلاعات، جلوگیری از تعارض وظایف و صیانت از داده‌های سازمانی، از طریق «سامانه مدیریت» و تحت راهبری مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی انجام می‌شود. این سامانه در واقع هسته متمرکز کنترل مجوزها در کلیه سامانه‌های وابسته بوده و امکان تعریف، اصلاح، تعلیق و لغو دسترسی‌ها را به‌ صورت ساختارمند فراهم می‌کند. در این سامانه، اصل «تناسب دسترسی با مسئولیت» به عنوان مبنای طراحی لحاظ شده است؛ بدین معنا که هر کاربر صرفاً به میزان نیاز شغلی خود به اطلاعات و امکانات سامانه‌ها دسترسی خواهد داشت. این رویکرد علاوه بر ارتقای امنیت، موجب شفافیت در پاسخ­گویی و کاهش خطاهای ناشی از دسترسی‌های غیر ضروری می‌شود.

شیوه‌های اعطای دسترسی

۱. دسترسی فردی

در این روش، کارشناس مربوطه پس از شناسایی کاربر از طریق کد ملی یا شناسه یکتا، دسترسی مشخصی را به وی اعطا می‌کند. این نوع دسترسی بیشتر در موارد خاص، مأموریت‌های موردی یا مسئولیت‌های ویژه کاربرد دارد. از آنجا که هر سامانه دارای بخش‌ها، ماژول‌ها و زیرمنوهای متعددی است، امکان تفکیک سطح دسترسی تا پایین‌ترین لایه‌های عملیاتی فراهم شده است؛ به ‌گونه‌ای که می‌توان برای یک کاربر تنها امکان «مشاهده» تعریف کرد و برای کاربر دیگر «ثبت»، «ویرایش» یا «تأیید نهایی» را فعال نمود. این قابلیت باعث می‌شود ساختار مجوزها دقیق، منعطف و متناسب با شرح وظایف افراد تنظیم گردد و اصل «حداقل دسترسی لازم» به صورت عملیاتی اجرا شود.

۲. دسترسی گروهی

در سازمان‌هایی با تعداد بالای کاربران، مدیریت تک ‌به ‌تک دسترسی‌ها زمان‌بر و مستعد خطاست. به همین دلیل، در سامانه مدیریت، امکان تعریف «گروه‌های کاربری» پیش‌بینی شده است.

در این روش، ابتدا گروهی بر اساس جایگاه سازمانی یا نوع مأموریت تعریف می‌شود؛ مانند «معاونان آموزش استان»، «کارشناسان پژوهش»، «مدیران مدارس» و … . سپس تمامی دسترسی‌های مورد نیاز آن جایگاه به گروه اختصاص می‌یابد. با اضافه شدن هر کاربر به این گروه، کلیه مجوزها به صورت خودکار به وی تعلق می‌گیرد و در صورت خروج از گروه، دسترسی‌ها نیز سلب می‌شود. این ساز و کار علاوه بر تسریع در مدیریت کاربران، موجب یکپارچگی سطوح دسترسی و جلوگیری از ناهماهنگی در اعطای مجوزها می‌شود.

اکتیویتی (Activity) و تعیین دامنه عملکرد

یکی از مهم‌ترین بخش‌های سامانه مدیریت دسترسی‌ها، تعیین «اکتیویتی» یا دامنه عملیاتی کاربر است. دسترسی به یک سامانه به تنهایی کافی نیست؛ بلکه باید مشخص شود کاربر در چه محدوده‌ای مجاز به فعالیت است. اکتیویتی مشخص می‌کند که کاربر:

• اطلاعات کدام استان، مدرسه یا واحد سازمانی را مشاهده کند؛
• بر روی چه مجموعه‌ای از افراد امکان ثبت یا ویرایش داشته باشد؛
• در چه سطحی از ساختار سازمانی مجاز به اعمال تغییرات است.

برای مثال، اگر کاربری در گروه «معاونان آموزش استان» قرار گیرد، در بخش اکتیویتی تعیین می‌شود که تنها به داده‌های همان استان دسترسی داشته باشد و امکان مشاهده یا تغییر اطلاعات سایر استان‌ها برای وی فعال نباشد. این ویژگی نقش کلیدی در حفظ محرمانگی داده‌ها و جلوگیری از دسترسی فراتر از حدود سازمانی دارد.

دسترسی نوع فرد

در بخش اکتیویتی، قابلیتی تحت عنوان «دسترسی نوع فرد» نیز تعریف شده است. در این قسمت، جامعه هدف کاربر بر اساس دسته‌بندی‌های مشخص تعیین می‌شود؛ مانند:

• محصلان
• خانواده طلاب
• کارکنان
• اساتید
• سربازطلبه
• و سایر گروه‌های تعریف‌شده در ساختار سامانه‌ها

به این ترتیب، حتی اگر کاربری به یک استان یا مدرسه دسترسی داشته باشد، می‌توان مشخص نمود که صرفاً به اطلاعات یک نوع خاص از افراد دسترسی داشته باشد. این سطح از تفکیک‌پذیری، دقت در مدیریت مجوزها را افزایش داده و امنیت اطلاعات را به شکل چشمگیری تقویت می‌کند.

از دیگر قابلیت‌های مهم سامانه مدیریت دسترسی‌ها، ثبت سوابق تغییرات دسترسی‌هاست. تمامی اعطاء، اصلاح یا لغو مجوزها در سامانه ثبت شده و قابل پیگیری است. این ویژگی علاوه بر ایجاد شفافیت، امکان پاسخ­گویی و نظارت مدیریتی را نیز فراهم می‌کند. همچنین در صورت تغییر سمت سازمانی، جابه‌جایی محل خدمت یا پایان مأموریت کاربران، امکان بازبینی و به‌روزرسانی سریع دسترسی‌ها وجود دارد تا از تداوم دسترسی‌های غیرضروری جلوگیری شود. در مجموع، سامانه مدیریت دسترسی‌ها به عنوان زیرساخت حاکمیتی سامانه‌های مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه، نقش اساسی در تأمین امنیت اطلاعات، انتظام‌بخشی به فرآیندها، توزیع عادلانه اختیارات و پشتیبانی از ساختار سازمانی ایفا می‌کند و یکی از ارکان اصلی حکمرانی دیجیتال در این مجموعه به شمار می‌رود. برخی از امکانات این سامانه عبارت است از:

• امکان اعطاء دسترسی به صورت فردی یا گروهی
• امکان اختصاص محدوه نفرات به کاربران (اعطاء دسترسی به استان یا مدرسه­ای خاص)
• امکان اختصاص دسته‌بندی خاصی از افراد به کاربران
• امکان مشاهده سامانه­های دارای دسترسی در کارتابل فردی
• امکان ایجاد گروه­های مختلف جهت اعطای دسترسی
• امکان تعیین سطح دسترسی جزئی (مشاهده، ثبت، ویرایش، تأیید و …)
• تعیین «اکتیویتی» و مشخص‌سازی دامنه جغرافیایی یا سازمانی فعالیت کاربران
• تعریف «نوع فرد» جهت محدودسازی دسترسی به دسته‌بندی‌های خاص (محصلان، اساتید، کارکنان و …)
• قابلیت ویرایش، تعلیق یا لغو دسترسی‌ها در هر زمان
• ثبت و نگهداری سوابق تغییرات دسترسی‌ها (لاگ مدیریتی)
• مدیریت متمرکز کاربران ستادی، استانی و واحدهای تابعه
• امکان انطباق دسترسی‌ها با جایگاه سازمانی و شرح وظایف افراد