در سال‌های اخیر، افزایش پیچیدگی‌های سازمانی و گسترش کمی نیروی انسانی در نهادهای دولتی و خصوصی، اتکا به روش‌های سنتی و دستی در مدیریت امور پرسنلی را با چالش‌های جدی مواجه کرده است. در چنین رویکردی، بسیاری از فرآیندهای کلیدی نظیر جذب و گزینش، تدوین و صدور احکام استخدامی، محاسبه و پرداخت حقوق و مزایا، امور کارگزینی و بایگانی سوابق، مدیریت عملکرد، برنامه‌ریزی و اجرای دوره‌های آموزشی، خدمات رفاهی و پشتیبانی، ثبت حضور و غیاب، رسیدگی به مرخصی‌ها و مأموریت‌ها و همچنین ارزیابی‌های دوره‌ای کارکنان، عمدتاً به‌ صورت جزیره‌ای و پراکنده اجرا می‌شدند؛ به این معنا که هر واحد داده‌ها و رویه‌های خود را مستقل از سایر بخش‌ها پیش می‌برد و هماهنگی و یکپارچگی میان واحدها محدود بود.

پیامد مستقیم این وضعیت، افزایش هزینه‌های عملیاتی و افت بهره‌وری بود؛ به‌ گونه‌ای که بخش قابل توجهی از زمان و انرژی نیروهای ستادی صرف فعالیت‌های تکراری، کنترل‌های دستی، جست ‌و جوی مکرر اطلاعات و نیز اصلاح خطاها می‌شد. علاوه بر این، با افزایش دخالت عوامل انسانی در ورود داده‌ها و انجام محاسبات، احتمال بروز خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات، محاسبه مبالغ و مستندات مرتبط افزایش می‌یافت. از سوی دیگر، نبود یکپارچگی داده‌ها موجب می‌شد اطلاعات در قالب‌های متنوع ذخیره شود و در نتیجه ناهماهنگی میان بخش‌های مختلف شکل گیرد و تحلیل و تصمیم‌گیری دقیق با دشواری مواجه شود؛ حتی اگر داده‌هایی وجود داشت، این داده‌ها معمولاً هم‌راستا، به ‌هنگام و قابل اتکا برای استفاده مشترک در اختیار قرار نمی‌گرفتند. در نهایت، این شکاف‌ها به کندی در پاسخ‌گویی به الزامات قانونی و نظارتی و نیز کاهش کیفیت تصمیم‌های استراتژیک می‌انجامید؛ زیرا زمانی که اطلاعات به شکل یکپارچه، به‌ موقع و قابل ردیابی در اختیار مدیران قرار نمی‌گرفت، سازمان برای گزارش‌دهی رسمی، پیگیری تعهدات، کنترل‌های نظارتی و اتخاذ تصمیم‌های کلیدی با تأخیر و هزینه بیشتری روبه‌رو می‌شد. بر همین اساس، ضرورت گذار از مدیریت جزیره‌ای و مبتنی بر فعالیت‌های دستی به سمت سامانه‌ها و فرآیندهای یکپارچه و سیستم‌محور به یک نیاز جدی برای بهبود بهره‌وری، کاهش خطا و ارتقای کیفیت حکمرانی منابع انسانی تبدیل گردید.

در چنین شرایطی، سازمان‌های پیشرو دریافته‌اند که حفظ ساختار سنتی و غیرمتمرکز در مدیریت سرمایه‌های انسانی با الزامات رقابت‌پذیری، چابکی سازمانی و بهره‌وری پایدار همخوانی ندارد. از این رو، رویکردی نوین مبتنی بر یکپارچه‌سازی، متمرکزسازی و فرآیندمحوری در دستور کار قرار گرفت. در راستای تحقق اهداف سازمانی در زمینه بهره‌وری، کارایی و استقرار مدیریت نوین سرمایه انسانی، مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه از سال ۱۳۹۸ اقدام به پیاده‌سازی و استقرار سامانه جامع منابع انسانی نموده است. این پروژه به ‌عنوان گامی اساسی در خروج از ساختارهای پراکنده و حرکت به سوی مدیریت یکپارچه و هوشمند منابع انسانی، بستری برای شکل‌گیری سازمانی چابک‌تر، شفاف‌تر و رقابت‌پذیرتر فراهم کرده است. این سامانه صرفاً یک ابزار اداری نیست، بلکه به ‌مثابه زیرساخت اصلی تحول دیجیتال در حوزه سرمایه‌های انسانی عمل می‌کند و امکان تداوم بهبود مستمر فرآیندها، فرهنگ‌سازی داده‌محوری و تقویت توان رقابتی سازمان را فراهم می‌سازد.

سامانه یاد شده با ایجاد یک پایگاه داده مرکزی و یکپارچه، کلیه فرایندهای مرتبط با چرخه حیات کارکنان – از مرحله جذب تا بازنشستگی – را تحت یک پلتفرم واحد مدیریت می‌کند و از طریق اتوماسیون گسترده، ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات پرسنلی (مانند سوابق شغلی، تحصیلی، مهارت‌ها و مشخصات فردی)، محاسبه هوشمند حقوق و دستمزد، مدیریت حضور و غیاب و مرخصی‌ها، و نیز صدور احکام و قراردادهای الکترونیکی را به‌ صورت سیستماتیک انجام می‌دهد.

این رویکرد، علاوه بر کاهش فعالیت‌های دستی و تکراری و افزایش دقت داده‌ها، منجر به صرفه‌جویی معنادار در زمان و هزینه‌های عملیاتی و کاهش قابل توجه خطاهای انسانی می‌شود. همچنین با فراهم آوردن گزارش‌گیری پیشرفته و لحظه‌ای، تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده تسهیل شده و شفافیت و عدالت سازمانی افزایش می‌یابد؛ افزون بر آن، دسترسی آسان و خودکار کارکنان به اطلاعات و خدمات شخصی، رضایت‌مندی آنان را نیز تقویت می‌کند. از سوی دیگر، سامانه با تقویت امنیت اطلاعات از طریق کنترل دقیق دسترسی‌ها و بهره‌گیری از ساز و کارهای رمزنگاری، همسویی استراتژیک میان سرمایه انسانی و اهداف سازمان را تقویت کرده و امکان پاسخ‌گویی سریع‌تر به تغییرات قانونی، ساختاری و محیطی را فراهم می‌آورد. همچنین زیرساخت لازم برای مدیریت استعدادها، برنامه‌ریزی مسیرهای توسعه حرفه‌ای و تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده فراهم شده و بدین ترتیب بهره‌وری نیروی انسانی به صورت پایدار و بلند مدت ارتقا می‌یابد؛ در نتیجه، سازمان به سمت مدیریت منابع انسانی هوشمند، داده‌محور و آینده‌نگر حرکت می‌کند.

این سامانه مشتمل بر زیر سیستم­های جذب و استخدام، ساختار سازمانی، پرسنلی، شناسنامه شغل، احکام کارگزینی، حضور و غیاب، رفاهی، حقوق و دستمزد، مدیریت دانش، مدیریت پرسش­نامه و نظرسنجی و آموزش کارکنان است که به صورت یکپارچه و متمرکز در مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه راه­اندازی شده است. برخی از مزایا و امکانات این سامانه عبارت است از:

• انجام کلیه فرایند جذب و استخدام به صورت الکترونیکی
• امکان ثبت و کنترل تردد از طریق دستگاه و تلفن همراه
• امکان بروزرسانی اطلاعات و احکام از سامانه پرسنلی
• امکان مشاهده ساعات تردد جاری و گذشته برای پرسنل
• امکان مشاهده گردش کار درخواست‌ها برای پرسنل
• امکان دریافت گزارش‌های مدیریتی از کمیت و نوع درخواست‌های ارسال شده
• امکان دریافت گزارش از نحوه عملکرد مدیران در خصوص رسیدگی به درخواست‌های پرسنل
• امکان برگزاری ارزشیابی ۳۶۰ درجه به صورت الکترونیکی و ثبت نتایج آن در احکام پرسنل
• امکان محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان و مشاهده فیش حقوق در کارتابل کارکنان
• امکان ساخت گزارش‌های متنوع مدیریتی و ارائه آن در داشبورد سامانه