مدیریت مؤثر هر مجموعه، مستلزم دسترسی مستمر و دقیق به گزارش‌های متنوع و تحلیلی است. این گزارش‌ها می‌تواند شامل آمار ثبت‌نام‌ها، عملکرد تحصیلی کاربران، تعداد درخواست‌ها، وضعیت پرونده‌ها و سایر شاخص‌های مدیریتی باشد. مراکز حوزوی نیز با توجه به گستره فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی، تبلیغی و اداری خود، نیازمند سامانه‌ای جامع جهت تولید، پردازش و تحلیل گزارش‌های مورد نیاز هستند.

در همین راستا، مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی اقدام به طراحی و راه‌اندازی «سامانه گزارش‌ساز» نموده است. این سامانه به عنوان ابزاری کارآمد و منعطف، امکان دسترسی سریع، دقیق و هدفمند به اطلاعات مورد نیاز را برای مدیران، معاونت‌ها و کارشناسان فراهم می‌سازد.

با توجه به بهره‌برداری تمامی مراکز و معاونت‌های حوزه علمیه از این سامانه، گزارش‌ساز در زمره سامانه‌های پرکاربرد مرکز فناوری اطلاعات قرار می‌گیرد. از جمله پرکاربردترین گزارش‌های این سامانه می‌توان به ارزیابی تحصیلی، ریزنمرات و کارنامه، آمار ثبت‌نامی‌ها، وضعیت تحصیلی طلاب و فرآیند انتخاب واحد اشاره نمود.

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه گزارش‌ساز، بهره‌مندی از فیلترهای متنوع و هوشمند در فرآیند گزارش‌گیری است. برخی از این فیلترها؛ نظیر نمایه، تاریخ و ارگان، به صورت ثابت در سامانه تعریف شده‌اند و سایر فیلترهای تخصصی بنا به نیاز واحدهای متقاضی، توسط کارشناسان طراحی و پیاده‌سازی می‌شود. این ویژگی، امکان تولید گزارش‌های اختصاصی و متناسب با نیازهای مدیریتی را فراهم می‌سازد.

مجموعه‌های حوزوی می‌توانند با ارسال نامه رسمی، درخواست خود را مبنی بر ایجاد سرویس گزارش ثبت نمایند. در این درخواست لازم است پارامترهای ورودی گزارش (شاخص‌ها و فیلترهای مورد نیاز) و همچنین مؤلفه‌های خروجی (ستون‌ها و اقلام اطلاعاتی مدنظر در خروجی) به‌ صورت دقیق مشخص شود تا گزارش طراحی‌شده بر اساس معیارهای اعلامی فیلتر شده و خروجی مطلوب تولید گردد.

پس از طراحی و پیاده‌سازی سرویس گزارش، دسترسی آن برای مرکز درخواست ‌دهنده تعریف و فعال می‌شود. بهره‌برداری از گزارش نیز متناسب با سطح دسترسی کاربران هر مرکز صورت می‌پذیرد؛ به‌ گونه‌ای که هر کاربر صرفاً در چارچوب مجوزهای تعریف ‌شده، امکان دریافت خروجی در محدوده تعیین ‌شده را خواهد داشت.

خروجی‌های قابل دریافت از سامانه گزارش‌ساز از تنوع بالایی برخوردار است. کاربران می‌توانند گزارش‌های تولید شده را در قالب‌های مختلف از جمله PDF، Excel،PowerPoint  و HTML دریافت و مورد استفاده قرار دهند. این قابلیت، امکان بهره‌برداری مدیریتی، ارائه در جلسات، تحلیل آماری و بایگانی مستندات را تسهیل می‌نماید. برخی از امکانات این سامانه عبارت است از:

• امکان دریافت گزارشات استانی یا مدرسه ­ای
• امکان دریافت گزارش­های متنوع از اطلاعات
• امکان دریافت خروجی­های متنوع با توجه به نیاز سازمان