سامانه «فرم‌ساز» یکی از سرویس­های کلیدی مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی است که امکان طراحی و تعریف فرم‌های اختصاصی برای ثبت‌نام‌ها و جمع‌آوری اطلاعات کاربران را فراهم می‌کند. بسیاری از ثبت‌نام‌ها دارای اطلاعات مشترک هستند، اما در برخی موارد نیاز به اطلاعات جدید یا اختصاصی وجود دارد که فرم استاندارد سامانه قادر به پوشش آن نیست؛ در این شرایط، فرم‌های جدید توسط سامانه فرم‌ساز طراحی می‌شوند.

این سامانه امکانات متنوع و قدرتمندی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا انواع فرم‌های مورد نیاز را به راحتی ایجاد و مدیریت کنند. از جمله این امکانات می‌توان به افزودن فیلدهای متن، عدد، تاریخ، مکان و آپلود فایل اشاره کرد که انعطاف‌پذیری بالایی برای طراحی فرم‌های پیچیده و اختصاصی فراهم می‌آورد. تا کنون بیش از ۱۶۰۰ فرم مطابق با نیازهای مراکز، معاونت‌ها و واحدهای مختلف حوزه‌های علمیه در این سامانه ایجاد شده است و به ‌طور مستمر قابلیت توسعه و بهبود آن وجود دارد.

سامانه فرم‌ساز، فرآیند جمع‌آوری اطلاعات، ثبت‌نام و مدیریت داده‌ها را به ‌صورت سیستمی و یکپارچه ممکن ساخته و نقش اساسی در کاهش خطاهای انسانی، تسریع فرآیندها و ارتقای کیفیت خدمات الکترونیکی ایفا می‌کند. در سامانه فرم‌ساز ابزارهای متنوعی تعبیه شده است که با توجه به کثرت این ابزار، به تعدادی از موارد پرکاربرد آن‌ اشاره می­شود:

• افزونه انتخاب تاریخ
• افزونه انتخاب مکان
• امکان آپلود فایل
• طراحی جدول
• طراحی فیلدهای متنی و عددی
• طراحی لیست تک انتخابی و چند انتخابی

از دیگر امکانات این سامانه می­توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ایجاد فرم­های متعدد با قابلیت نمایش به ارگانی خاص
• ایجاد شرط برای فرم­های تعریف شده
• امکان اتصال فرم به ثبت­نام­های مختلف