کاربران این سامانه به راحتی می‌توانند گواهی‌های مورد نیاز خود را دریافت کنند. مراحل این درخواست به این نحو است که در ابتدا نوع گواهی انتخاب می‌شود. گواهی‌هایی که به کاربران نشان داده می‌شود، با توجه به نوع گروهی که در آن قرار دارند متغیر است. برای برخی از گواهی‌ها ذکر سازمان مقصد الزامی است که در این صورت، کاربر می‌تواند آن را از فهرستی که به او نشان داده می‌شود انتخاب کند. قبل از ثبت درخواست نیز سامانه پیش‌نمایشی از آن گواهی به کاربران ارائه می‌دهد. بخشی از گواهی‌های سامانه، بلافاصله بعد از ثبت درخواست تأیید شده و در اختیار کاربر قرار می‌گیرد؛ اما تأیید بعضی دیگر از این گواهی‌ها منوط بر تصدیق کارشناسان است. در صورتی که کارشناس مربوطه درخواست کاربر را تأیید کند، آن گواهی اعتبار یافته و می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد.

امکانات این سامانه بیشتر متوجه بخش مدیریتی آن می‌باشد. اولین مورد آن تنظیمات سربرگ هاست. در این بخش می‌توان نام سربرگ، ارگان مالک آن، سایز سربرگ و حالت عمودی و افقی بودن آن را مشخص کرد. در ادامه با ثبت کردن سربرگ، استفاده از آن امکان‌پذیر می‌شود.

ثبت یک گواهی در این سامانه چهار مرحله دارد:

• در گام اول عنوان گواهی و ارگان مالک آن ثبت می‌شود. کارشناسانی که در مراکز استانی از این سامانه استفاده می‌کنند، نسبت به ارگان مالک به گواهی‌ها دسترسی دارند. در ادامه می‌توان مشخص کرد که چه کاربرانی این گواهی را مشاهده کنند. انتخاب موضوع گواهی از دیگر امکانات این بخش از سامانه است که به دسته‌بندی سازمان‌های مخاطب کمک می‌کند. تعداد مجاز استعلام گواهی، عمر استعلام گواهی به روز، محدودیت تعداد درخواست این گواهی در ماه و محدودیت تعداد درخواست این گواهی در سال از دیگر تنظیمات گام اول است.
• گام دوم به شرایط اختصاص دارد. در این بخش می‌توان با توجه به شروطی که تعریف می شود، مشخص کرد چه کاربرانی گواهی را مشاهده کنند.
• گام سوم مربوط به طراحی قالب گواهی است. در این بخش می‌توان امکانات متعددی به گواهی اضافه کرد. اضافه کردن تاریخ، امضا، پیوست و کد گواهی از امکانات این بخش می‌باشد. تنظیمات بعدی مربوط به متن می‌باشد. اضافه کردن متن در این قسمت به دو شکل کوتاه و بلند ممکن است. در متن کوتاه، محتوا در گواهی ثابت است؛ اما در متن بلند، می‌توان از اطلاعات شخصی کاربران مانند نام، نام خانوادگی، کد ملی و سایر موارد در گواهی استفاده کرد. اضافه کردن تصویر و بارکد و تنظیمات مربوط به قَطع و حالت افقی یا عمودی بودن برگه از دیگر تنظیمات مربوط به قالب گواهی است.

در گام چهارم، فعال کردن گردش کار و انتخاب نوع آن برای گواهی طراحی شده است. در ادامه نیز با تأیید نهایی گواهی ثبت شده و در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.