سامانه سفیر، به عنوان یکی از ابتکارات راهبردی ریاست محترم مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه برادران، با هدف تسهیل و ارتقاء سطح ارتباطات میان اقشار مختلف جامعه حوزوی و عموم مردم با مدیریت عالی این مرکز، راه‌اندازی شده است. این درگاه الکترونیکی، که با آغاز دوره مدیریت حضرت آیت‌الله اعرافی ^{دام عزه} فعالیت خود را آغاز نمود، فضایی امن و کارآمد برای بیان مستقیم نقطه نظرات، پیشنهادات، انتقادات و شکایات فراهم می‌آورد. تمامی اقشار، از جمله طلاب گرامی، اساتید معظم، کارکنان مرکز مدیریت و همچنین آحاد مردم، می‌توانند از طریق سامانه سفیر، پیام خود را به گوش مدیریت محترم حوزه‌های علمیه برسانند.

صفحه این سامانه با فرمی کاربرپسند طراحی شده است که در آن، ثبت اطلاعاتی نظیر وضعیت طلبگی (در صورت تعلق)، اولویت پیگیری درخواست از سوی مرکز مدیریت، و مشخصات فردی و ارتباطی ضروری است. پس از تکمیل این اطلاعات، امکان ثبت نهایی درخواست فراهم می‌گردد. برای پیگیری پیام، کاربران می‌توانند پس از چند روز کاری از طریق دبیرخانه مرکزی حوزه‌های علمیه اقدام نمایند.

هر درخواستی که در سامانه سفیر ثبت می‌شود، ابتدا به بخش روابط عمومی مرکز مدیریت ارسال می‌گردد. کارشناسان روابط عمومی پس از بررسی اولیه پیام، تعیین موضوع اصلی و دسته‌بندی آن بر اساس حوزه‌های تخصصی، نامه را به دبیرخانه ارجاع می‌دهند. دبیرخانه نیز با رویکرد اداری و رسمی، درخواست را به دفتر مدیریت محترم حوزه‌های علمیه تسلیم می‌نماید. در نهایت، نامه بر اساس اولویت و ماهیت موضوع، به معاونت یا مرکز تخصصی مربوطه ارجاع داده شده تا مورد بررسی کارشناسانه و اقدام لازم قرار گیرد. این فرایند دقیق و مرحله‌بندی شده، تضمین‌کننده رسیدگی منظم، عادلانه و هدفمند به تمامی پیام‌های دریافتی از سوی مردم و جامعه حوزوی است.

راه‌اندازی سامانه سفیر، گامی مهم در جهت تحقق شفافیت کامل در عملکردها، افزایش پاسخ­گویی مسئولان به مطالبات مردمی و دسترسی آسان و بی‌واسطه به عالی‌ترین سطوح مدیریتی در حوزه‌های علمیه است. این سامانه با حذف فرآیندهای پیچیده و سنتی و کاهش چشمگیر واسطه‌ها، ضمن تسریع در فرآیند رسیدگی به مسائل و مشکلات، مشارکت فعال‌تر طلاب، اساتید، کارکنان و آحاد جامعه را در فرآیندهد تصمیم‌گیری، ارائه پیشنهاد و رفع موانع احتمالی در مسیر پیشبرد اهداف عالیه نظام علمی و دینی ترویج می‌دهد. این بستر ارتباطی نوین، فرصتی مغتنم برای ارتقاء کیفی عملکرد مرکز مدیریت و ایجاد یک فضای پویا و تعاملی میان حوزه‌های علمیه و جامعه محسوب می‌شود.

دسترسی به سامانه سفیر از طریق وب‌سایت رسمی مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه برادران به سادگی امکان‌پذیر است و این سامانه به گونه‌ای طراحی شده است که استفاده از آن برای عموم کاربران، حتی با دانش فنی محدود، آسان و لذت‌بخش باشد و تجربه‌ای مطلوب از تعامل با مرکز مدیریت را فراهم آورد. برخی از امکانات این سامانه عبارت است از:

• امکان ثبت انواع درخواست‌ها (پیشنهاد، انتقاد، شکایت، …)
• امکان پیگیری وضعیت درخواست ثبت شده
• برقراری ارتباط مستقیم با مدیریت حوزه‌های علمیه
• ورود به سامانه از طریق وب‌سایت رسمی
• تضمین فضای امن برای بیان نظرات