با توجه به محدودیت‌های ناشی از شیوع بیماری کرونا و ضرورت حفظ فاصله‌های اجتماعی، بسیاری از تجمعات و جلساتی که پیش‌تر به صورت حضوری برگزار می‌شد، به شکل مجازی برگزار شدند. این تغییر نه‌ تنها نیاز به حضور فیزیکی را کاهش داد، بلکه فرصتی فراهم آورد تا از امکانات نوین فناوری اطلاعات برای برگزاری جلسات و کلاس‌ها بهره‌برداری شود. مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه نیز در راستای همگامی با این تحولات و ارتقای بهره‌وری، استفاده از ابزارهای برخط را در دستور کار قرار داده و تا حد امکان از ظرفیت‌های موجود بهره می‌گیرد.

«سامانه جلسات برخط» یا اتاق‌های مجازی مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه، بستری جامع و تخصصی برای برگزاری کلاس‌های آنلاین، کنفرانس‌های ویدئویی و جلسات هماهنگی است. این سامانه توسط مرکز فناوری اطلاعات مدیریت می‌شود و امکان دسترسی برای اساتید، طلاب، مدیران و کارشناسان مرکز فراهم است تا بتوانند بدون محدودیت مکانی و زمانی، جلسات خود را به ‌صورت برخط برگزار کنند. طراحی این سامانه به گونه‌ای است که تمامی امکانات لازم برای همکاری گروهی، ارائه محتوا و مدیریت جلسه فراهم باشد.

مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه با توسعه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، امکان برگزاری جلسات مجازی را در سراسر کشور فراهم کرده است. مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی علاوه بر برگزاری جلسات، با آموزش و توانمندسازی رابطان فناوری در مراکز استانی، این ظرفیت را ایجاد کرده است که تمامی مراکز استانی بتوانند با بهره‌گیری از تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری موجود، جلسات برخط را با کیفیت مطلوب برگزار کنند. به این ترتیب، اکنون تمامی مراکز استان‌ها آماده بهره‌برداری از سامانه وبینار هستند و امکان اتصال تمامی شهرستان‌ها به شبکه جلسات مجازی برقرار است.

نرم‌افزارهای «Adobe Connect» و «Webex» سامانه‌های اصلی مورد استفاده در این مرکز هستند که با ارائه امکانات گسترده و متنوع، بستر مناسبی برای برگزاری جلسات برخط فراهم می‌آورند. این امکانات شامل ارائه محتوای چندرسانه‌ای، ایجاد اتاق‌های گفتگو، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، نظرسنجی آنلاین، ضبط جلسات، نمایش نمودار و استفاده از ابزارهای گرافیکی است. به‌طور متوسط، سالانه بیش از صد جلسه مجازی توسط این دو سامانه برگزار می‌شود که نشان‌دهنده ظرفیت بالای سامانه و اعتماد کاربران به آن است.

مزایای استفاده از جلسات برخط بسیار متنوع است. از جمله مهم‌ترین این مزایا می‌توان به صرفه‌جویی در وقت و انرژی، امکان حضور در جلسه از هر فاصله مکانی و زمانی، افزایش آمادگی و تمرکز افراد برای مشارکت فعال، کاهش هزینه‌های رفت ‌و آمد، و بهره‌گیری از ابزارهای دیجیتال برای ارائه محتوای مؤثر اشاره کرد. علاوه بر این، برگزاری جلسات مجازی فرصت‌های تازه‌ای برای تعامل و همکاری میان مراکز مختلف فراهم می‌آورد و موجب یکپارچگی فرایندهای آموزشی و مدیریتی می‌شود.

همچنین، استفاده از سامانه جلسات برخط موجب ایجاد دسترسی برابر به آموزش و جلسات مدیریتی برای تمامی کارکنان، اساتید و طلاب در سراسر کشور می‌شود. این سامانه با کاهش فاصله‌های جغرافیایی، امکان هم‌افزایی و تبادل تجربیات میان مراکز مختلف را فراهم می‌آورد و به ارتقای کیفیت آموزش، پژوهش و مدیریت در حوزه‌های علمیه کمک می‌کند. مرکز فناوری اطلاعات در کنار توسعه زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، با ارائه راهنمایی و پشتیبانی مستمر، اطمینان حاصل می‌کند که کاربران بتوانند به راحتی از تمامی امکانات سامانه بهره‌برداری کنند و جلسات برخط با کمترین مشکل فنی برگزار شود.

در نهایت، سامانه جلسات برخط به عنوان یک ابزار کلیدی در مسیر تحول دیجیتال مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه، نقش مؤثری در تداوم فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی و مدیریتی ایفا می‌کند و امکان مدیریت هوشمند و مؤثر جلسات در سطح کشور را فراهم می‌سازد. این سامانه نه تنها پاسخگوی نیازهای فعلی است، بلکه بستری مطمئن و انعطاف‌پذیر برای توسعه آینده فعالیت‌های مجازی مرکز محسوب می‌شود.

سامانه «adobe connect»:

مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی از سامانه «Adobe Connect» در دو حوزه اصلی بهره می‌برد: بخش آموزش مجازی و بخش برگزاری جلسات برخط. در نتیجه، نحوه ورود و استفاده از سامانه در هر یک از این حوزه‌ها متفاوت است. در بخش آموزش مجازی، کاربران با انتخاب گزینه «کلاس آنلاین» در قسمت کلاس‌ها، نرم‌افزار «Adobe Connect» به صورت خودکار اجرا می‌شود. علاوه بر این، لینک اختصاصی هر جلسه در اختیار اعضای کلاس قرار می‌گیرد و کاربران می‌توانند از طریق لینک مستقیم وارد کلاس شوند. این امکان باعث می‌شود دسترسی به جلسات آموزشی برای همه کاربران ساده و سریع باشد و انعطاف لازم برای حضور در کلاس‌ها فراهم گردد.

در بخش برگزاری جلسات برخط، ورود به سامانه با روش متفاوتی انجام می‌شود. اعضای جلسه می‌توانند با لینکی که در اختیار دارند، وارد جلسه شوند و در صورت داشتن حساب کاربری سامانه، با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور، به جلسه وارد می‌شوند. افرادی که با نام کاربری وارد می‌شوند، به عنوان «مدیر جلسه» شناسایی شده و امکان مدیریت کامل اتاق و ابزارهای مدیریتی را خواهند داشت. این ویژگی به مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی امکان می‌دهد جلسات برخط را به صورت سازمان‌دهی‌شده و با کنترل دقیق برگزار کند.

امکانات سامانه «Adobe Connect» را می‌توان از دو جنبه بررسی کرد: فضای نرم‌افزار و بخش مدیریتی. سامانه هم به صورت نسخه وب و هم با نرم‌افزار Adobe Connect قابل استفاده است و اکثر قابلیت‌ها در هر دو نسخه موجود است، با این تفاوت که نسخه وب امکان به اشتراک‌گذاری کامل ویندوز را ندارد. این سامانه علاوه بر نسخه ویندوز، نسخه موبایل نیز ارائه کرده است تا کاربران بتوانند از طریق تلفن همراه به جلسات دسترسی داشته باشند و محدودیت مکانی از بین برود. کاربران در طول جلسات می‌توانند از ابزارهای متعدد آموزشی و ارتباطی استفاده کنند؛ از جمله اشتراک‌گذاری محتوا، فایل‌ها و نمودارها، برگزاری نظرسنجی‌های آنلاین، چت گروهی و نمایش اشکال گرافیکی که به ارتقای کیفیت آموزش و مشارکت فعال افراد کمک می‌کند.

بخش مدیریتی سامانه نیز دارای امکانات گسترده‌ای است. مهم‌ترین ویژگی این بخش امکان ایجاد جلسات است. جلسات ایجاد شده به دو دسته تقسیم می‌شوند: جلساتی که بر اساس فرایندهای آموزش مجازی تشکیل شده و برای کلاس‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، و جلساتی که به شکل اتاق‌های مجازی مستقل برای معاونت‌ها و مراکز مختلف برگزار می‌شوند. در حالت دوم، پس از درخواست رسمی مراکز، مرکز فناوری اطلاعات اتاقی با نام مشخص ایجاد کرده و در اختیار مرکز مربوطه قرار می‌دهد. علاوه بر ایجاد جلسه، سامانه امکان ساخت حساب کاربری را نیز فراهم می‌کند. حساب‌های مدیریتی دسترسی کامل به امکانات سامانه را ارائه می‌دهند و کاربران عادی هنگام ورود به جلسه با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور، به عنوان «هاست» یا «مدیر اتاق» شناسایی می‌شوند. سایر امکانات مدیریتی شامل طراحی فضای داخلی اتاق، ویرایش پروفایل، گزارش‌گیری از جلسات، ضبط و دانلود جلسات و مدیریت محتوا و ابزارهای آموزشی است.

علاوه بر امکانات ذکرشده، سامانه «Adobe Connect» امکان زمان‌بندی جلسات، ارسال دعوت‌نامه خودکار، تعیین سطوح دسترسی برای شرکت‌کنندگان، و ایجاد اتاق‌های فرعی برای کار گروهی را نیز دارد. این قابلیت‌ها به ویژه در جلسات آموزشی و کنفرانس‌های ویدئویی طولانی، کمک می‌کند تا مشارکت فعال افراد حفظ شود و مدیریت جلسه به شکل مؤثر انجام شود. همچنین، امکان ضبط جلسات و آرشیو آن‌ها، موجب می‌شود افراد غایب بتوانند بعداً محتوا را مشاهده کنند و دانش آموزشی به طور کامل منتقل شود.

سامانه «Adobe Connect» با ترکیب امکانات نرم‌افزاری، مدیریتی و آموزشی، بستری یکپارچه و امن برای برگزاری کلاس‌ها و جلسات برخط فراهم می‌کند. استفاده از این سامانه موجب صرفه‌جویی در وقت و هزینه، افزایش بهره‌وری، دسترسی یکسان به آموزش و جلسات مدیریتی در سراسر کشور، و تسهیل تعامل و همکاری میان مراکز مختلف می‌شود. این سامانه، علاوه بر پاسخ­گویی به نیازهای فعلی، بستری مطمئن و انعطاف‌پذیر برای توسعه آینده فعالیت‌های مجازی مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه فراهم می‌آورد و نقش مؤثری در تحول دیجیتال و تداوم فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی و مدیریتی ایفا می‌کند.

سامانه «webex»:

سامانه «Webex» یکی از بهترین نرم‌افزارهای برگزاری جلسات برخط است که به دلیل کیفیت بالای صدا و تصویر، تجربه‌ای حرفه‌ای و روان برای شرکت‌کنندگان فراهم می‌کند. این سامانه با محوریت مدیر جلسه و کاربران اداره می‌شود و مدیریت آن به شکلی سازمان‌یافته انجام می‌گیرد.

در فرآیند استفاده از Webex، مدیر جلسه ابتدا جلسه را ایجاد کرده و لینک اختصاصی آن را برای شرکت‌کنندگان ارسال می‌کند. شرکت ‌کنندگان با نصب افزونه مربوطه، وارد فضای جلسه می‌شوند. هنگام ورود، سامانه تنظیمات صدا و تصویر را به کاربر نمایش می‌دهد تا بتواند پیش از ورود به جلسه، کیفیت صدا و تصویر خود را تنظیم کند. پس از اعمال تغییرات لازم، کاربر وارد جلسه می‌شود و امکان استفاده از تمامی ابزارهای ارتباطی و آموزشی فراهم می‌شود. سامانه Webex امکانات گسترده‌ای دارد که کیفیت بالای صدا و تصویر تنها یکی از آن‌هاست. از دیگر قابلیت‌های مهم این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ضبط جلسات: تمامی جلسات می‌توانند ضبط و ذخیره شوند تا افراد غایب بتوانند بعداً محتوا را مشاهده کنند و آرشیوی کامل از جلسات ایجاد شود.
• گزارش‌گیری: مدیر جلسه می‌تواند آمار حضور شرکت‌کنندگان، زمان ورود و خروج و میزان مشارکت را مشاهده کند.
• اشتراک‌گذاری ویندوز و محتوا: کاربران و مدیران می‌توانند صفحه نمایش خود، اسناد و فایل‌های آموزشی را به اشتراک بگذارند.
• چت نوشتاری: امکان ارسال پیام‌های متنی برای پرسش، پاسخ و تبادل نظر به صورت گروهی یا خصوصی وجود دارد.
• تخته سفید مجازی: (Whiteboard)ابزار ارائه بصری محتوا و توضیح مفاهیم به شکل گرافیکی که تعامل شرکت‌کنندگان را افزایش می‌دهد.

Webex  همچنین قابلیت مدیریت سطوح دسترسی کاربران را دارد. مدیر جلسه می‌تواند مشخص کند چه افرادی دارای دسترسی به اشتراک‌گذاری محتوا، مدیریت صدا و تصویر، و کنترل ابزارهای آموزشی باشند. این ویژگی باعث می‌شود که جلسات برخط به شکل منظم و کنترل‌شده برگزار شوند و مشارکت مؤثر شرکت‌کنندگان تضمین گردد.

یکی از مزایای اصلی استفاده از Webex، کاهش محدودیت‌های مکانی و زمانی است. کاربران می‌توانند از هر نقطه کشور و حتی خارج از کشور در جلسات شرکت کنند، بدون نیاز به حضور فیزیکی، که صرفه‌جویی قابل توجهی در وقت و هزینه‌های رفت ‌و آمد ایجاد می‌کند. کیفیت بالای صدا و تصویر، ابزارهای متنوع آموزشی و مدیریتی، و قابلیت ضبط و آرشیو جلسات، Webex  را به ابزاری ایده‌آل برای آموزش، کنفرانس‌های تخصصی و جلسات مدیریتی تبدیل کرده است.

در مجموع، سامانه Webex با ارائه تجربه‌ای حرفه‌ای، امن و انعطاف‌پذیر، نقش مؤثری در ارتقای کیفیت جلسات برخط، تسهیل تعامل میان شرکت‌کنندگان و پشتیبانی از فعالیت‌های آموزشی و مدیریتی مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه ایفا می‌کند.

استفاده هم‌زمان از Adobe Connect و Webex به مرکز فناوری اطلاعات و هوش مصنوعی امکان می‌دهد که با توجه به نیازهای مختلف کاربران و نوع جلسه، مناسب‌ترین ابزار را انتخاب کند. این سامانه‌ها با کاهش هزینه‌های رفت ‌و آمد، صرفه‌جویی در زمان و انرژی، ایجاد امکان حضور از هر مکان و در هر زمان، و بهره‌گیری از ابزارهای دیجیتال پیشرفته، به شکل قابل توجهی کیفیت آموزش و مدیریت جلسات را ارتقا می‌دهند. همچنین، ضبط و آرشیو جلسات، دسترسی برابر به محتوا و تسهیل مشارکت گروهی را برای همه کاربران در سراسر کشور فراهم می‌کند.

در مجموع، این دو سامانه با ترکیب امکانات نرم‌افزاری، مدیریتی و آموزشی، بستری امن، انعطاف‌پذیر و یکپارچه برای برگزاری کلاس‌ها و جلسات برخط فراهم می‌کنند و نقش مؤثری در تحول دیجیتال، ارتقای کیفیت آموزش و تداوم فعالیت‌های مدیریتی و پژوهشی مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه ایفا می‌کنند.

برخی از امکانات این نرم‌افزار عبارت است از:

• برقراری ارتباط صوتی و تصویری
• برگزاری کلاس، جلسات و کنفرانس‌های ویدئویی
• امکان ایجاد اتاق‌های مجازی متعدد
• امکان مشاهده محتویات ضبط ‌شده، جلسات اشتراک گذاری و مدیریت آنها
• تنظیم کیفیت دوربین
• امکان ضبط جلسه
• اشتراک‌گذاری ویندوز
• وجود تخته‌ سیاه
• گفتگوی نوشتاری
• امکان رأی‌گیری