آيين نامه نرم افزار
امروزه بسیاری از راه حل‌های برون‌رفت سازمان‌ها از مسائل و مشکلاتی که با آن مواجه میشوند، در گرو توسعه و در اختیار گرفتن ابزارهای فناوری اطلاعات است.
مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه به‌عنوان بزرگ‌ترین مرکز روحانیت شیعه دنیا با پوشش فعالیت‌های آموزشی، تبلیغی، پژوهشی و بین‌المللی، از این موضوع مستثنی نبوده، و هم‌اکنون با طراحی و پشتیبانی ده‌ها سامانه، بخش زیادی از فعالیت‌های مذکور را الکترونیک نموده است.
لزوم ایجاد سامانه‌های جدید، بازطراحی فرایندها و توسعه سامانه‌های قدیمی، باعث ایجاد حجم انبوهی از درخواست‌ها شده است.
ازاین‌رو برای ایجاد وحدت رویه و نظم در اجرای پروژه‌های نرم‌افزاری و همچنین بازطراحی فرایندها و ایجاد سامانه‌های باکیفیت و استاندارد و مدیریت صحیح منابع مالی و انسانی، «آیین‌نامه تهیه، تولید و توسعه سامانه‌ها» به شرح ذیل تدوین میشود.
آئین نامه شبکه و سخت افزار
ماده ۱) تعاریف و اصطلاحات
سامانه: شامل تمامی وب‌سایت‌ها، نرم‌افزارهای رایانه‌ای، تحت وب محلی (لو کال) و اینترنتی، نرم‌افزارهای موبایلی می‌باشد.
واحد اداری: تمامی معاونت‌ها، دفاتر، مراکز مستقل و مدیریت‌های استان‌ها.
راهبری سامانه: مدیریت محتوایی سامانه جهت هماهنگی و توانمندسازی واحد اداری جهت به حداکثر رساندن مزایا و همچنین مدیریت مناسب ریسک‌های مرتبط با سامانه.
بهره‌بردار: واحد اداری که از خدمات و سامانه‌های موردنیاز خود استفاده می‌نماید و به ورود اطلاعات، حذف، ویرایش، لیست، نمایش، گزارش و جستجوی اطلاعات در سامانه دسترسی دارد.
تأسیس سامانه: ایجاد سامانه‌ای جدید که تابه‌حال وجود نداشته است.
توسعه سامانه: سامانه‌ای که در یک یا چند واحد اداری سازمان در حال بهره‌برداری بوده به‌تناسب شرایط روز نیازمند تغییر در امکانات آن است. پس از توسعه سامانه ، نسخه اصلی یک شماره بالا میرود.
پشتیبانی: حل اشکالات منطقی ناشی از کدنویسی و نصب نرم‌افزار، برگرداندن اطلاعات تخریب شده، نگهداری سرور و زیرساخت و آموزش‌های کاربری.
فرایند اجرایی (سناریو): بازنمایی شفاف، از فرآیندهای اجرایی و عملکردهای سامانه که به‌صورت داستان‌های کوتاه ارائه میشود. سناریو حالت‌های مختلف از گزینه‌های متفاوت تصمیم‌گیری را نشان می‌دهد.
سامانه کنترل پروژه: سامانه یکپارچه مدیریت پروژه‌های مرکزفناوری اطلاعات که امور مستندسازی، تولید، توسعه، نسخه بندی و پشتیبانی سامانه‌های مرکز مدیریت را به عهده دارد.
موافقت اصولی:
سامانه هایی که ضرورت ایجاد آنها احراز شده و شرایط اولیه فنی و فرآیندی و بودجه ای را دارا می باشند، موافقت اصولی را دریافت می کنند.
مجوز موقت:
این مجوز برای سامانه های دارای موافقت اصولی که تحلیل کامل فنی ، پیش بینی منابع و اولویت بندی آنها انجام شده و به تایید درخواست دهنده رسیده، صادر می گردد.
آيين نامه
مجوز قطعی:
سامانه هایی که نمونه تصویری، تمامی جزئیات و زمابندی اجرایی مشخص شده و اجرای آنها قطعی شده است ، مجوز قطعی آنها صادر می گردد.
کمیته بررسی سامانه ها: کمیته ای متشکل از:
۱- مدیر فناوری اطلاعات (رئیس کمیته) یا جانشین ایشان
۲ – مدیر خدمات راهبری و استقرار (دبیر کمیته)
۳- مدیر نرم افزار
۴ – مدیر آمار و ارزیابی
۵ – مدیر برنامه ریزی راهبردی و بودجه می باشد و جلسات آن هر ماه یکبار برگزار می گردد .
نسخه بندی:
جهت دسته بندی حالت های منحصر به فرد یک سامانه هنگام تهیه و انتشار، در هر بار تولید ، ارتقاء و انتشار سامانه ، یک نسخه به آن اختصاص داده میشود. نسخه بندی سامانه ها به صورت عددی می باشد و در سه قسمت می باشد. مثال:
نرم افزار آموزش مجازی نسخه ۲.۳.۴
۲= نسخه اصلی
۳= نسخه کوچک
۴= نسخه رفع خطا
نسخه اصلی[۱]:
هنگام انجام تغییرات عمده در سامانه ، نسخه اصلی تغییر می کند . مثلا از نسخه ۱.۲.۰ به نسخه ۲.۰.۰ ارتقاء می یابد.
نسخه های کوچک[۲]:
در صورتیکه فقط چند قابلیت به نرم افزار اضافه شود ، نسخه کوچک ارتقاء می یابد مثلا از نسخه ۱.۲.۰ به ۱.۳.۰ ارتقاء خواهد یافت. تغییرات این بخش حداکثر به ۵۰ نفر/ساعت زمان نیاز دارد
نسخه رفع خطا:
خطاهای ناشی از کد و برنامه نویسی ، بدون محدودیت برطرف میشوند و پس از انتشار، یک نسخه رفع خطا( ۱.۲.۴ )اضافه میگردد.
آيين نامه
ماده ۲) اهداف
- ایجاد سامانه‌های استاندارد و متناسب با مأموریت‌های مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه؛
- پیشگیری از موازی‌کاری و دوباره‌کاری در تهیه و تولید سامانه‌های نرم‌افزاری؛
- ایجاد وحدت رویه، نظم در اجرای پروژه‌های نرم‌افزاری و اولویت‌بندی صحیح آنها؛
- برنامه‌ریزی و فعالیت در جهت تجمیع، یکپارچگی اطلاعات و معماری سازمانی؛
- مدیریت صحیح منابع انسانی و مالی در تهیه و تولید سامانه‌های نرم‌افزاری؛
- ارائه خدمات با کیفیت و جلب رضایت کاربران؛
ماده ۳) مراحل تأسیس یا توسعه سامانه
- درخواست تاسیس یا توسعه سامانه ؛
- بررسی طرح در کمیته و صدور موافقت اصولی؛
- تحلیل طرح[۳] و صدور مجوز موقت؛
- طراحی نرم‌افزار به‌صورت تصویری [۴]به همراه تأیید واحد مربوطه و صدور مجوز قطعی؛
- اجرا و تحویل سامانه.
ماده ۴) درخواست تأسیس یا توسعه سامانه:
هر کدام از واحد ها که متقاضی تاسیس یا توسعه سامانه می باشند باید طرح مربوطه را با شرایط زیر تهیه کرده و برای مرکز فناوری اطلاعات ارسال نمایند:
- بیان اهداف و تبیین ضرورت تأسیس یا توسعه سامانه؛
- تهیه لیست نیازمندیهای سامانه ؛
- تبیین ضوابط، فرایندها، فرمول‌ها، روابط و سناریوهای مورد انتظار؛
- تشریح گونه¬های کاربران، نقش‌ها، ضوابط و قوانین حاکم بر آنها در سامانه و سیاست های سطوح دسترسی انواع کاربران؛
- لیست گزارش‌های موردنیاز؛ در هر گزارش شاخصه های[۵] ورودی و فیلدهای خروجی مشخص شده باشد؛
- منابع انسانی موردنیاز جهت استقرار، بهره برداری و راهبری سامانه در واحد درخواست دهنده یا واحدهای مرتبط؛
- برآورد منابع سخت‌افزاری موردنیاز از قبیل: رایانه، شبکه، اینترنت، میز؛
- در صورتیکه بخش هایی از عملکردهای سامانه نیازمند انجام فعالیت توسط سایر معاونت ها یا مراکز می باشد، درخواست دهنده باید اعلام موافقت ایشان را اخذ نماید.
- تعهد درخواست دهنده به‌منظور عملیاتی شدن کامل سامانه باقابلیت‌های درخواستی ؛
تبصره یک: درخواست دهنده، می‌تواند از کارشناسان و مدیران مرکز فناوری اطلاعات و دفتر برنامه‌ریزی و نظارت جهت مشاوره در خصوص تدوین طرح دعوت به عمل آورد.
تبصره دو: مرکز فناوری اطلاعات باید یک فرم نمونه[۶] را آماده نماید و در اختیار واحد های متقاضی قرار دهد.
تبصره سه : برای توسعه سامانه‌ها و ارتقاء نسخه اصلی ، باید حداقل یک سال از نسخه قبلی گذشته باشد.
تبصره چهار: برای توسعه سامانه ها و ارتقاء نسخه کوچک ، باید حداقل یکماه از نسخه قبلی(اصلی یا کوچک) گذشته باشد.
تبصره پنج: مواردی که به دلیل تغییر در آیین‌نامه، و یا مصوبات جدید شورای عالی حوزه‌های علمیه، واحد سازمانی ملزم به اجرا شده و راهی جز توسعه سامانه نباشد با دستور خاص مسئول مرکز فناوری اطلاعات قابل انجام خواهد بود.
آيين نامه
ماده ۵) بررسی طرح در کمیته و صدور موافقت اصولی
به منظور بررسی ابعاد فناورانه ، بودجه و اعتبارات ، فرآیند های اداری و ساختاری و اولویت گذاری پروژه ها ، تمامی طرح های نرم افزاری در «کمیته پروژه های نرم افزاری » بررسی می گردند و پس از احراز شرایط زیر ، اقدام به صدور موافقت اصولی می نماید:
- تکمیل بودن طرح و احراز ضرورت تأسیس سامانه ؛
- بررسی شرایط ماده ۴ ؛
- درخواست تأسیس سامانه باید در جهت اهداف کلان مرکز مدیریت در تشکیل و تجمیع بانک‌های یکپارچه باشد و ایجاد بانک‌های مجزا و خارج از چهارچوب‌های مصوب مرکز فناوری اطلاعات ممنوع است؛
- بررسی فرآیندهای مشترک با سایر سامانه ها و احراز اینکه آیا سامانه قابلیت عملیاتی شدن را دارد یا خیر؛
- بررسی اعتبارات و منابع انسانی و مالی لازم برای اجرای طرح ؛
- مرکز فناوری اطلاعات با توجه به شاخصه های زیر اقدام به ارزش گذاری کمّی نرم افزار می نماید، عدد بدست آمده برای اولویت بندی مورد استفاده خواهد بود:
- حیطه اجرایی: همه کاربران / کاربران ستاد / کاربران استان / کاربران مدارس / طلاب و اساتید کل کشور
- تعداد کاربران استفاده کننده: بین ۱ تا ۲۰۰ / تا ۲.۰۰۰ کاربر / تا ۵.۰۰۰ کاربر / بیش از ۱۰.۰۰۰ کاربر
- تعداد افراد یا رکورد ها ی اطلاعاتی استفاده کننده: تا ۵.۰۰۰ رکورد/ تا ۵۰.۰۰۰ رکورد /تا ۱۰۰.۰۰۰ رکورد/ تا ۱.۰۰۰.۰۰۰ رکورد / بالاتر از ۱.۰۰۰.۰۰۰ رکورد
- میزان تراکنش های مالی
- میزان صرفه جویی در منابع انسانی، مالی و زمان
- میزان تطبیق با برنامه های پنج ساله
- فناورانه و نوآورانه بودن
- مورد تایید مدیر حوزه‌های علمیه
آيين نامه
تبصره یک: طرح هایی که موافقت اصولی را کسب نمایند در سیستم کنترل پروژه درج می شوند.
تبصره دو: در صورت تکمیل نبودن طرح، نقایص طرح به‌صورت مکتوب به واحد درخواست دهنده اعلام میگردد.
ماده ۶) مراحل تحلیل کامل طرح و صدور مجوز موقت
برای طرح‌هایی که دارای موافقت اصولی هستند، مرکز فناوری اطلاعات اقدامات زیر را انجام می‌دهد:
- تحلیل فنی و احصای کامل ویژگیهای موردنیاز[۷]؛
- انجام مراحل مهندسی نرم‌افزار جهت تولید بومی، برون‌سپاری، خرید، اجاره، استفاده از ابزارهای رایگان؛
- تعیین منابع انسانی موردنیاز و اختصاص ظرفیت برای برنامه‌نویسی: پیش‌بینی نفرساعت موردنیاز پروژه، اولویت‌بندی در صورت تولید پروژه در داخل مجموعه؛
- تعیین فازبندی: ارائه برنامه فازبندی اجرای عملکردها و عملیاتی سازی سامانه؛
- پیش‌بینی زیرساخت های ارتباطی و سخت‌افزاری؛
- پیش‌بینی دامنه، زیر دامنه، شماره‌تلفن، شماره همراه، شماره پیامکی، ایمیل و سایر نیازهای ارتباطی؛
- پیش‌بینی تجهیزات موردنیاز برای عملیاتی سازی و استقرار سامانه ،از قبیل: رایانه، میز، خط اینترنت،و… ؛
- تعیین منابع مالی موردنیاز: پیش‌بینی، پیشنهاد و درخواست تخصیص بودجه موردنیاز جهت تهیه، تولید یا توسعه سامانه؛
- اخذ تأییدیه واحد درخواست دهنده نسبت به تحلیل‌های انجام شده.
در صورت احراز شرایط فوق ، مجوز موقت صادر می گردد.
تبصره: چنانچه هزینه تولید یا توسعه سامانه در ردیف بودجه های تخصیص یافته به مرکز فناوری نباشد، واحد درخواست دهنده باید در خصوص تامین منابع مالی ، اقدامات لازم را انجام دهد. مجوز موقت پس از تخصیص بودجه صادر خواهد شد.
آيين نامه
ماده ۷) شرایط و مراحل صدور مجوز قطعی
درصورتی‌که سامانه دارای موافقت موقت است، مطابق اولویت گذاری انجام شده برای پروژه ها، اقدامات زیر توسط مرکز فناوری اطلاعات انجام شده و مجوز قطعی صادر میشود:
- تعریف کامل سناریوها همراه جزئیات کامل [۸]؛
- تهیه نمونه تصویری[۹] و تأیید توسط واحد درخواست دهنده؛
- زمان‌بندی و اولویت‌بندی درخواست‌ها؛
- ارائه زمان‌بندی[۱۰] برای تحویل و استقرار سامانه بر اساس اولویت‌بندی و صف درخواست‌ها؛
- تأیید نهایی واحد درخواست دهنده و نهایی‌سازی نسخه جاری.
آيين نامه
تبصره یک) در مرحله ۲ ، عملکردها و نیازها میتوانند تا ۴۰% اصلاحیه و تغییر داشته باشند.
تبصره دو )سامانه‌هایی که نیاز به تولید سفارشی نداشته و باید به‌صورت آماده از شرکت‌های ارائه خدمات نرم‌افزاری خریداری شوند از مراحل ۱ و ۲ مستثنی می‌باشند.
تبصره سه) پس از تأیید نهایی واحد درخواست دهنده، بنده ۵ ماده ۷ هیچ‌گونه تغییری در پروژه داده نخواهد شد و سامانه مطابق مستندات فوق‌الذکر تولید یا خریداری میگردد.
ماده ۸) سامانه‌هایی که دارای مجوز قطعی هستند به یکی از روش‌های زیر تهیه می‌گردند:
- تولید توسط تیم داخلی فناوری اطلاعات؛
- برون‌سپاری و تولید توسط شرکت‌های خارجی؛
- خرید نرم‌افزار آماده (محصول).
- خرید خدمت فناوری اطلاعات
تبصره: سامانه های خریداری شده یا برون سپاری شده ، باید در ارتباط مستقیم با بانک‌های اطلاعات اصلی مرکز بوده و یکپارچگی در عملیات های اصلی[۱۱] حفظ شود.
ماده ۹) شرایط استقرار و تحویل سامانه
- تحویل سامانه فقط بر مبنای مستندات تایید شده – از قبیل سناریوها و تصاویر – در مرحله مجوز قطعی خواهد بود؛
- سامانه ابتدا در محیط آزمایشگاهی تحویل بهره بردار و راهبر میگردد پس از تأیید ایشان در سیستم اصلی فعال میگردد؛
- کلیه امور محتوایی از قبیل ورود اطلاعات پایه، تأیید راهنماهای سامانه و تعیین سطوح دسترسی برعهده بهره بردار خواهد بود؛
- امور پشتیبانی سامانه فقط از طریق سیستم کنترل پروژه انجام می‌گیرد؛
- تمامی تصمیمات واحد درخواست دهنده در خصوص تغییر سیاست یا نحوه عملیاتی‌سازی سامانه باید با اطلاع و تأیید مرکز فناوری اطلاعات صورت پذیرد. در غیر این صورت مسئولیت هرگونه اختلال در سامانه¬های مرکز برعهده واحد راهبر سامانه خواهد بود.
آيين نامه
این آیین‌نامه با یک مقدمه، ۹ ماده و ۱۲ تبصره در تاریخ ۱۴/۱۱/۹۹ در شورای فناوری اطلاعات به تصویب رسید و پس از ابلاغ از سوی مدیر محترم حوزه های علمیه برای تمامی واحدهای ستادی و صف لازم‌الاجرا است.
[۱] Major version
[۲] Minor version
[۳] Resource Planning
[۴] Design & Prototype & Scenarios
[۵] Parameters
[۶] Template Form
[۷] Features
[۸] User Stories
[۹] Prototype
[۱۰] Delivery Planning
[۱۱] عملیات های اصلی از قبیل :ورود (لاگین)، مشخصات هویتی ، مدارک ، نمرات و…
