آئین نامه تبادل اطلاعات مستمر

با استناد به ماده ۱ آئین­نامه شورای عالی فناوری اطلاعات مرکز مدیریت حوزه­های علمیه و به منظور تقویت مبادلات اطلاعات برون سازمانی، نظام­مند سازی تبادل الکترونیک اطلاعات با سازمان­ها و نهادهای حوزوی و غیر حوزوی و ارتقاء ضرایب امنیتی در دریافت و انتقال اطلاعات، آئین­نامه تبادل اطلاعات مستمر با سازمان­ها که از این پس به اختصار “آئین­نامه” نامیده می­شود به شرح ذیل است.

ماده۱) تعاریف و مفاهیم

تبادل: هرگونه مبادله و نقل و انتقال داده، آمار و اطلاعات را شامل می­شود؛

اطلاعات: مجموعه­ای از داده­های سازمانی که براساس عملیات منطقی پردازش شده و دانشی را به مخاطب منتقل می­کند؛

تبصره: مفهوم اطلاعات مذکور در این آئین­نامه شامل تمامی دسته­های طبقه­بندی اطلاعات(عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و فوق محرمانه یا سری) می­شود؛

سازمان­ها: به کلیه نهادها و دستگاه­های حوزوی و برون حوزوی و اعم از دولتی و غیر دولتی اطلاق می­گردد؛

تبادل فناوری اطلاعات حوزه علوم و فرهنگ اسلامی

کمیته تبادل اطلاعات: کمیته تخصصی ذیل شورای فناوری اطلاعات مرکز مدیریت حوزه­های علمیه که به منظور بررسی کارشناسی و تصمیم­گیری در خصوص مبادله اطلاعات میان مرکز مدیریت و نهادهای متقاضی تشکیل می­گردد و دارای شأن اجرایی می­باشد؛

ماده۲) اهداف

1. مرجعیت مرکز مدیریت حوزه­های علمیه به عنوان نهاد ارائه­دهنده اطلاعات طلاب و حوزویان؛
2. ساماندهی تبادل اطلاعات و جامعیت اقلام و بانک­های اطلاعاتی مرکز مدیریت حوزه­های علمیه؛
3. کاهش هزینه­کرد و هدر رفت منابع مالی و انسانی و حذف فرایندهای اداری زائد؛
4. صیانت از صحت و اتقان داده­های اطلاعاتی و جلوگیری از خطا و جعل؛

ماده۳) سیاست­ها

1. تأکید بر توسعه تبادل الکترونیک اطلاعات به منظور تسریع در ارائه خدمات به مراجعین و طلاب؛
2. تقویت و تثبیت محوریت مرکز مدیریت­ در دریافت و ارسال اطلاعات برون سازمانی؛
3. توجه به رعایت کامل ملاحظات امنیتی تبادل و جلوگیری از ایجاد جعل و انحراف اطلاعاتی؛
4. اهتمام به نظام­مندی و یکپارچه­سازی فرایند تبادل اطلاعات و پیشگیری از تداخل و موازی کاری؛
5. تأکید بر تکمیل و تقویت بانک­های اطلاعاتی مرکز مدیریت براساس نیازها و ضرورت­های پیش رو؛
6. اتخاذ رویکرد داد و ستد اطلاعاتی و دریافت اطلاعات مورد نیاز از نهادهای متقاضی اطلاعات منطبق بر توافق­نامه؛

ماده۴) فرایند تبادل اطلاعات

• جهت مبادله اطلاعات بین نهادهای متقاضی با مرکز مدیریت حوزه­های علمیه، لازم است مراتب ذیل رعایت گردد:

الف) فرایند تقاضای نهادهای بیرونی از مرکز مدیریت

1. ارسال درخواست مکتوب و رسمی توسط بالاترین مقام سازمان متقاضی به مدیر محترم حوزه­های علمیه؛
2. ارجاع درخواست متقاضی از سوی مدیر حوزه­های علمیه به کمیته تبادل اطلاعات؛
3. بررسی محتوای درخواست و مرجع درخواست­دهنده در کمیته تبادل اطلاعات؛
4. آماده­سازی پیش­نویس توافق­نامه تبادل اطلاعات توسط دبیرکمیته در صورت تأیید درخواست؛
5. بررسی و نهایی­سازی متن توافق­نامه در کمیته تبادل اطلاعات و ارسال به مدیر حوزه­های علمیه جهت تأیید؛
6. ارسال ادله و اظهار نظر کارشناسی توسط کمیته به مدیر محترم حوزه­های علمیه در صورت عدم تأیید درخواست؛
7. عقد توافق­نامه فی ما بین مرکز مدیریت حوزه­های علمیه و نهاد متقاضی؛
8. مبادله اطلاعات دقیقاً مطابق توافق­نامه تنظیم شده با رعایت ضوابط و ملاحظات مقرر؛

ب) فرایند مطالبه مرکز مدیریت از نهادهای بیرونی

1. بررسی آمار درخواستی و مورد نیاز مرکز مدیریت در کمیته تبادل اطلاعات؛
2. تنظیم پیش­نویس درخواست اطلاعات توسط کمیته و ارائه به مدیر محترم حوزه­های علمیه جهت تأیید و ارسال؛
3. ارسال درخواست مکتوب و رسمی توسط مدیر محترم حوزه­های علمیه به بالاترین مقام سازمان مورد نظر؛
4. آماده­سازی پیش­نویس توافق­نامه تبادل اطلاعات توسط دبیرکمیته در صورت تأیید درخواست؛
5. عقد توافق­نامه فی ما بین مرکز مدیریت حوزه­های علمیه و نهاد متقاضی؛
6. پیگیری دریافت اطلاعات درخواستی از سازمان هدف توسط دبیر کمیته تبادل اطلاعات؛
7. مبادله اطلاعات دقیقاً مطابق توافق­نامه تنظیم شده با رعایت ضوابط و ملاحظات مقرر؛
8. ارائه و بررسی اطلاعات دریافت شده از نهاد مورد نظر در کمیته تبادل؛
9. ارجاع اطلاعات دریافتی تأیید شده به بخش متقاضی جهت بهره­برداری؛

تبصره۱: مدیر محترم حوزه­های علمیه حسب تشخیص، می­تواند بدواًً یا برخلاف نظر کمیته تبادل اطلاعات، امر به اقدام نموده و در اینصورت دستور مدیر محترم لازم الاجرا خواهد بود؛

تبصره۲: مجری تبادل و توافق­نامه از سوی مرکز مدیریت مرکز فناوری اطلاعات و ناظر پروژه و توافق­نامه دفتر برنامه­ریزی و نظارت راهبردی می­باشد؛

تبصره۳: طرف توافق­نامه از سوی نهاد متقاضی صرفاً باید ریاست آن نهاد یا نماینده تام الاختیار ایشان باشد؛

ماده۵) اعضای کمیته تبادل اطلاعات

1. نماینده یا مشاور محترم مدیر حوزه­های علمیه در امور فناوری اطلاعات؛
2. مسئول مرکز فناوری اطلاعات(دبیر کمیته)؛
3. مدیر دفتر برنامه­ریزی و نظارت راهبردی؛
4. مسئول مرکز ارتباطات و بین الملل
5. مسئول مرکز امور صیانتی؛
6. نماینده تام الاختیار بخش مرتبط ستادی(متولی اطلاعات)؛

ماده۶) وظایف کمیته تبادل اطلاعات

1. احراز صلاحیت سازمان­ها و نهادهای مخاطب تبادل اطلاعات با مرکز مدیریت؛
2. بررسی، تحلیل و تصمیم­گیری در خصوص درخواست­های نهاد متقاضی تبادل اطلاعات؛
3. بررسی اطلاعات دریافتی از سازمان مربوطه و اطلاعات ارجاعی به نهاد متقاضی؛
4. ملاحظه کارشناسی و نهایی­سازی متن توافق­نامه تبادل اطلاعات به منظور انعقاد؛
5. تهیه و تدوین دستورالعمل ضوابط و الزامات تبادل اطلاعات؛
6. نظارت بر رعایت کامل ضوابط و حسن اجرای توافق­نامه تبادل اطلاعات؛

ماده۷) وظایف دبیر کمیته تبادل اطلاعات

1. تشکیل جلسات کمیته و تهیه دستور جلسات؛
2. آماده سازی گزارش از شرایط و ظرفیت­های نهاد متقاضی اطلاعات جهت ارائه در کمیته؛
3. برگزاری جلسات مشترک با معاونت­ها و مدیریت­های مرتبط با اطلاعات درخواستی؛
4. آماده­سازی پیش­نویس توافق­نامه تبادل اطلاعات جهت طرح و بررسی در کمیته؛
5. اهتمام به تسریع در دریافت اطلاعات مورد نیاز از نهادهای مخاطب تبادل؛
6. انجام سایر پیگیری­ها و هماهنگی­های لازم در خصوص فرایند تبادل اطلاعات و انعقاد توافق­نامه؛

ماده۸) تشکیل جلسات کمیته تبادل اطلاعات

• جلسات کمیته تبادل اطلاعات بصورت متناوب و حسب ضرورت به تشخیص دبیر کمیته تشکیل می­گردد؛
• جلسات کمیته با حضور دو سوم اعضا رسمیت می­یابد؛
• تصمیمات کمیته با نظر اکثریت مصوب تلقی گردیده و لازم الاجرا می­باشد؛
• از معاونین و مدیران ارشد ستادی مرتبط و نماینده تام­الاختیار سازمان متقاضی اطلاعات جهت حضور در جلسات کمیته حسب ضرورت دعوت بعمل می­آید؛

ماده۹) الزامات توافق­نامه

1. در پیوست توافق نامه­ها ،موضوع عدم افشای اطلاعات (NDA) گنجانده شود؛
2. حتی الامکان تبادل اطلاعات به صورت دو طرفه انجام می شود؛
3. الزامات فنی در خصوص امنیت اطلاعات نظیر: رمزنگاری ، محدود بودن IP ها ، بررسی دوره ای اطلاعات تبادل شده، بصورت دقیق انجام پذیرد؛
4. ارائه اطلاعات صرفاً از طریق وب سرویس انجام می­شود مگر در موارد خاصی که معین شود؛
5. ارائه اطلاعات به صورت یک­جا ممنوع می­باشد(مگر در موارد خاصی که کمیته تصویب نماید)؛
6. حق بهره­­برداری از اطلاعات ارائه شده صرفاً برای فعالیت­های داخلی متقاضی می­باشد و ارائه اطلاعات دریافتی و یا آمار و تحلیل­های آن به اشخاص حقیقی و حقوقی دیگر ممنوع است؛

تبصره: در صورت ضرورت، منوط به اخذ مجوز مکتوب شورای فناوری اطلاعات می باشد.

7. طلاب دارای ملاحظات صیانتی، در کلیه موضوعات تبادل اطلاعات مستثنی می­شوند؛

این آئین­نامه با یک مقدمه، ۹ ماده و ۶ تبصره در تاریخ ۰۳/۱۱/۱۴۰۰ تنظیم و پس از تصویب در شورای فناوری اطلاعات و تأیید مدیر محترم حوزه­های علمیه لازم الاجرا می­­باشد.