سامانه انتقالات دو بخش کاربری و مدیریتی دارد:

بخش کاربری: 

در این قسمت کاربران درخواست انتقالی می‌دهند. در ابتدا باید نوع انتقال را انتخاب کرده و در ادامه استان، شهر و مدرسه مقصد را ثبت کرد. طلاب محترم می‌توانند تا پنج مدرسه بر اساس اولویت به عنوان مدارس مقصد ثبت کنند. در صورت نیاز به بارگذاری مدرک، این امکان در سامانه فراهم آمده است.

بخش مدیریتی:

سامانه انتقالات بخشی از نجاح، سامانه اصلی معاونت آموزش حوزه‌های علمیه کشور است. مدیریت این بخش در اختیار معاونین مدارس و مراکز استانی قرار دارد و کاربران ارشد آن نیز در ستاد مرکزی استقرار دارند. بعضی از قسمت های سامانه با توجه به اهمیتشان، تنها در اختیار کاربران ارشد سامانه است.

• تعریف دوره انتقالات:

•  در این قسمت دوره‌های انتقالات که سالی یک‌بار است تعریف می‌شود. انتخاب دوره معادل نجاح و گروه آموزشی در اینجا الزامیست. این بخش در اختیار کاربران ارشد سامانه است.

• مشاهده سوابق انتقالات:

•  گزارشی از تمامی انتقالاتی که در وضعیت رد یا تایید هستند، در اینجا به چشم می خورد. در این قسمت از سامانه، فیلترهای متنوعی شامل دوره های انتقال، استان های مبدا و مقصد، انواع انتقال و جستجوی افراد تعبیه شده است.

• مشاهده درخواست‌ها:

•  تمامی درخواست‌هایی که طلاب محترم ثبت می‌کنند در این بخش مشاهده می‌شود. فیلترهای سوابق انتقالات در این قسمت نیز قرار دارد. نمایش درخواست‌ها نسبت به اشتغالات معاونان آموزش محدود می‌شود. یعنی معاونان استانی تنها می‌توانند درخواست‌های استان خود را بررسی کنند. معاونان آموزش مدارس هم تنها انتقالات مدرسه خود را رسیدگی خواهند کرد.

• ثبت‌نام مدیریتی: 

• در این قسمت به شکل مدیریتی می‌توان انتقال یک کاربر را ثبت کرد. مورد آن هم جابه‌جایی‌های خارج از موعد رسمی انتقالات است. این نوع انتقال در یک وضعیت دیگر نیز استفاده می‌شود که آن جابه‌جایی از مراکز غیر حوزوی به مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه است. افرادی که شامل این انتقال باشند، بعد از طی چند مرحله می‌توانند برای این نوع انتقال اقدام کنند.

• مدیریت سامانه انتقالات:

•  این قسمت در اختیار کاربران ارشد سامانه است که در آن تنظیمات و قوانین اصلی سامانه تعریف می‌شود.
• به‌روزرسانی اطلاعات از مشهد و اصفهان: اطلاعات و نمرات طلبه‌های محترم مشهد و اصفهان در این بخش قرار دارد. با توجه به اینکه نمرات این افراد باید با درس‌های رسمی مرکز مدیریت تطبیق داده شود، دسترسی به این اطلاعات جهت تکمیل مراحل انتقالات لازم است.