سامانه کارت هوشمند به دو بخش کاربری و مدیریتی تقسیم می‌شود:

بخش کاربری: در این بخش طلاب محترم ابتدا درخواست صدور کارت را ثبت می‌کنند. در مرحله بعد یک درگاه بانکی قرار دارد که لازم است هزینه صدور کارت پرداخت شود. زمان تحویل کارت حدود یک ماه بعد از ثبت درخواست است.

بخش مدیریتی: مدیریت سامانه کارت هوشمند دارای سه بخش است:

صفحه اصلی: صدور کارت هوشمند دارای شروطی است که اگر کاربران واجد آن شرایط باشند، می‌توانند درخواست خود را ثبت کنند. مدیریت شروط درخواست کارت هوشمند در این قسمت انجام می‌شود.

درخواست‌ها: تمامی درخواست‌های کاربران در این صفحه قرار دارد. در بخشی از این صفحه امکان جستجوی افراد طراحی ‌شده است. با انتخاب هر کدام از کاربران می‌توان تاریخچه درخواست را مشاهده کرده و وضعیت صدور کارت افراد را تغییر داد. کارشناسان در این قسمت از سامانه اطلاعات کارت هوشمند را به نرم افزار چاپ کارت ارسال میکنند.

وضعیت‌ها: تمامی مراحل صدور کارت به طلاب محترم پیامک می‌شود. مدیریت این پیامک‌ها در این قسمت است.

نرم‌افزار چاپ کارت: بعد از اینکه طلاب محترم درخواست خود را ثبت کرده و کارشناسان سامانه نیز مشکلی در صدور کارت ندیدند، درخواست چاپ کارت به یک نرم‌افزار ویندوزی ارسال می‌شود. اطلاعات فردی و عکس پرسنلی افراد مجدداً در این سامانه بررسی می‌شود. در صورتی که مشخصات تأیید شود، بعد از قرار دادن کاربر در گروه‌های استانی، دستگاه چاپگر کارت را صادر می‌کند.