سامانه نمایه دارای دو بخش کاربری و مدیریت است. در بخش نمایه کاربری اطلاعات شخصی افراد قرار دارد. مشخصات فردی، ارزیابی تحصیلی، مدارک هویتی، تغییر رمز و اطلاعات تماس در این قسمت نشان داده می‌شود.

تغییر این اطلاعات نیز در همین قسمت انجام می‌شود؛ به این صورت که کاربران سامانه در این بخش می‌توانند اطلاعات شخصی خود را مانند وضعیت تأهل، تغییر نام و نام خانوادگی و بارگذاری عکس معمم به‌روزرسانی کنند. تغییر رمز کاربری و اطلاعات تماس و آدرس محل سکونت همچنین در این قسمت امکان‌پذیر است. یکی دیگر از اطلاعات مهمی که در نمایه کاربری به چشم می‌خورد، رزومه است که در آن سوابق اجرایی، تدریس و پژوهشی کاربران قرار دارد.

لازم ذکر است تغییراتی که کاربران در بخش اطلاعات هویتی انجام می‌دهند، در صورت تأیید کارشناسان مربوطه اعمال می‌شود. مراحل بررسی این موارد در قسمت «درخواست‌های من» به اطلاع افراد می‌رسد.

بخش مدیریتی سامانه نمایه دارای امکانات متنوعی می‌باشد که مهم‌ترین آن‌ها «احراز هویت» است. درخواست تغییر موبایل کاربران قبل از ورود به سامانه پیشخوان نیاز به تأیید کارشناسان سامانه دارد. مراحل بررسی این درخواست‌ها در بخش احراز هویت انجام می‌شود.